Informativa sulla privacy

Versione 1.0 In vigore dal 11 Settembre 2026

Wello è la piattaforma di Wello S.r.l. che permette di cercare medici, prenotare visite in studio o online (televisita), scambiare messaggi cifrati con il proprio medico e lasciare recensioni. Questa informativa spiega quali dati personali trattiamo, perché, per quanto tempo e quali diritti hai, ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003).Si applica a tutti i canali attraverso cui Wello è offerta: il sito pubblico e la webapp raggiungibili dai domini welloworld.eu, wellocare.eu, welloworld.it e wellocare.it (la webapp risponde sul sottodominio app. di ciascuno) e le app per iOS e Android. I quattro domini sono equivalenti e portano allo stesso servizio: un'unica informativa vale per tutti.Riguarda i pazienti, i medici, i visitatori del sito, gli iscritti alla newsletter e le persone che non hanno un account ma i cui dati ci arrivano attraverso un utente (per esempio un collega invitato da un medico). L'uso dei cookie e degli strumenti simili è descritto nella Cookie policy; il trattamento dei dati relativi alla salute è approfondito nell'informativa sul trattamento dei dati sanitari, che integra questa.

1. Titolare del trattamento e contatti

Il titolare del trattamento è Wello S.r.l., con sede legale in Via Guglielmo Oberdan 72, 55100 Lucca (LU), Italia, P.IVA, codice fiscale e numero di iscrizione al Registro Imprese della Toscana Nord-Ovest 02734630466, REA LU-268384.Per qualsiasi domanda su questa informativa o per esercitare i tuoi diritti puoi scrivere a info@welloworld.eu oppure, via posta elettronica certificata, a wellosrl@pec.it.Il Responsabile della protezione dei dati (DPO) è contattabile all'indirizzo [recapito del DPO, da inserire al momento della nomina].

2. I ruoli: Wello e i medici

Wello è un intermediario tecnico: non è una struttura sanitaria e non eroga prestazioni mediche. I medici presenti sulla piattaforma sono professionisti autonomi, verificati da Wello sulla base dell'iscrizione all'Albo.

Wello è titolare del trattamento per tutto ciò che riguarda il funzionamento della piattaforma: account, profili, ricerca e ordinamento dei medici, prenotazioni, recensioni, notifiche, fatturazione dei medici, sicurezza e assistenza.
Il medico è titolare autonomo del trattamento dei dati che raccoglie nell'esercizio della professione (anamnesi, diagnosi, referti, note cliniche) e resta soggetto ai propri obblighi deontologici e di legge, incluso il segreto professionale. Per le comunicazioni fra medico e paziente che passano dagli strumenti di Wello (chat cifrata, televisita, note associate alla visita) Wello agisce come responsabile del trattamento per conto del medico, sulla base dell'accordo contenuto nei Termini di servizio per i medici.

3. Quali dati trattiamo

Trattiamo solo i dati necessari al servizio. Di seguito le categorie, per soggetto e funzione.

3.1 Account (pazienti e medici)

Email, password (conservata solo in forma di hash, mai in chiaro), nome, cognome, numero di telefono se lo inserisci, ruolo (paziente o medico), stato di verifica dell'email, data di registrazione e ultimo accesso.
Se accedi con Google, Facebook o Apple: l'identificativo del tuo profilo presso il fornitore, l'email e il nome che quel fornitore ci comunica. Non riceviamo la tua password né accediamo ai tuoi contatti.
Codici di accesso temporanei (OTP) inviati via email a ogni accesso con password, validi 15 minuti.
Dispositivi su cui hai attivato le notifiche push (token del dispositivo, piattaforma) e preferenze di notifica per canale e categoria.
Dispositivi registrati per la chat cifrata (chiave pubblica, etichetta, piattaforma, data dell'ultimo utilizzo). La chiave privata resta solo sul tuo dispositivo.
I consensi che hai espresso, con la versione del documento accettato e la data.

3.2 Profilo paziente

Data di nascita (obbligatoria: Wello è riservata ai maggiorenni), genere, città, provincia e regione, codice fiscale e foto se scegli di inserirli, medici preferiti.

3.3 Profilo medico

Dati professionali pubblicati nel profilo: nome e cognome, foto, tipo di medico e specializzazione, Ordine e numero di iscrizione all'Albo, biografia, formazione, certificazioni, lingue, patologie trattate, anni di esperienza, tipi di visita con durata e prezzo, studi (nome, indirizzo, telefono, orari, foto, posizione sulla mappa), domande frequenti, disponibilità.
Dati di verifica non pubblici: regione e data di iscrizione all'Albo, certificato di iscrizione, documento d'identità (fronte, retro, data di scadenza), data di nascita, genere, esito della verifica ed eventuale motivo del rifiuto.
Assenze e loro motivo, impostazione di accettazione automatica delle prenotazioni, dati di fatturazione (par. 3.8).

3.4 Prenotazioni

Medico e paziente, tipo di visita, modalità (in studio o online), studio, data, ora e durata, prezzo fissato al momento della richiesta, stato della prenotazione, eventuale motivo del rifiuto da parte del medico, stanza della televisita.
Le note che il paziente può aggiungere alla richiesta. Sono informazioni pratiche per il medico e viaggiano e restano in chiaro: ti chiediamo di non inserirvi dati sanitari o dati di altre persone, che puoi comunicare al medico nella chat cifrata dopo la conferma.
Le note di visita che il medico può annotare sulla prenotazione.

3.5 Chat e allegati

La chat fra medico e paziente è cifrata end-to-end: i messaggi e gli allegati (immagini e PDF fino a 10 MB) vengono cifrati sui dispositivi dei partecipanti e Wello conserva soltanto testo cifrato, che non è in grado di leggere. Trattiamo in chiaro i soli dati necessari a far funzionare il servizio: chi partecipa alla conversazione, data e ora di invio e di lettura, dimensione degli allegati, eventuale blocco della conversazione. La chiave di recupero della cronologia viene generata sul tuo dispositivo e mostrata una sola volta: Wello non la conosce e non può ricostruirla.

3.6 Televisita

Le videochiamate si svolgono su server gestiti direttamente da Wello. Durante la chiamata transitano audio, video e il nome dei partecipanti; Wello non registra né conserva audio e video delle televisite. Per accedere alla stanza viene generato un token temporaneo legato alla prenotazione. Dettagli nell'informativa sulla televisita.

3.7 Recensioni e segnalazioni

Recensioni: quattro valutazioni da 1 a 5 (empatia, professionalità, comunicazione, puntualità), commento facoltativo, prenotazione a cui si riferisce, eventuale risposta pubblica del medico. Sono pubbliche: l'autore compare con il nome e l'iniziale del cognome; se l'autore elimina l'account, la recensione resta con autore anonimo.
Segnalazioni di recensioni: chi segnala, motivo, descrizione, stato della gestione. Visibili solo al nostro staff.

3.8 Fatturazione dei medici

I pazienti non pagano nulla su Wello. I medici acquistano pacchetti di token o un abbonamento tramite Stripe: trattiamo saldo e movimenti del wallet, stato e periodo dell'abbonamento, identificativi del cliente e dei pagamenti presso Stripe e il registro degli eventi che Stripe ci comunica. I dati della carta sono raccolti e conservati esclusivamente da Stripe, sulle sue pagine: non transitano mai da Wello.

3.9 Newsletter e comunicazioni

Se ti iscrivi alla newsletter dal sito trattiamo la tua email e la data di iscrizione. Se alla registrazione scegli di ricevere novità e aggiornamenti da Wello, trattiamo email, nome, cognome e ruolo per inviarteli. Le notifiche in app (titolo, testo, stato di lettura) sono generate dal sistema in base alla tua attività.

3.10 Dati tecnici, sicurezza e consensi cookie

Registri tecnici e di sicurezza: indirizzo IP e contatori temporanei per limitare abusi e tentativi ripetuti di accesso; segnalazioni di errore inviate al nostro servizio di monitoraggio, configurato per non includere dati identificativi degli utenti.
Consensi cookie: identificativo pseudonimo generato dal tuo browser, categorie accettate, versione della cookie policy, dominio, data e tipo di browser, collegati al tuo account solo se eri autenticato.
Cookie e memorizzazione locale: vedi la Cookie policy.

4. Perché trattiamo i tuoi dati e su quale base giuridica

Fornirti il servizio che hai richiesto: creare e gestire l'account, permettere la ricerca dei medici, le prenotazioni, la chat, la televisita, le recensioni, le notifiche relative alle tue visite e ai tuoi messaggi, l'assistenza. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
Trattare dati relativi alla salute quando prenoti una visita, comunichi con il medico o lasci una recensione: la specializzazione del medico e il tipo di visita, i messaggi che decidi di inviare e i commenti che pubblichi possono rivelare informazioni sul tuo stato di salute. Base giuridica: il tuo consenso esplicito (art. 9, par. 2, lett. a GDPR), che raccogliamo con una casella separata alla registrazione e che puoi revocare in qualsiasi momento; senza questo consenso non è possibile usare Wello come paziente. Dettagli nell'informativa sui dati sanitari.
Verificare l'identità e i titoli dei medici prima di pubblicarne il profilo (documento d'identità, iscrizione all'Albo). Base giuridica: esecuzione del contratto con il medico e legittimo interesse di Wello e dei pazienti a che sulla piattaforma operino solo medici abilitati (art. 6, par. 1, lett. b e f).
Pubblicare il profilo del medico e le recensioni e ordinare i risultati di ricerca secondo i criteri pubblicati. Base giuridica: esecuzione del contratto; per le recensioni, anche l'adempimento degli obblighi di trasparenza previsti dal Codice del consumo e dal Regolamento (UE) 2022/2065 (Digital Services Act).
Gestire la fatturazione dei medici e adempiere agli obblighi fiscali e contabili. Base giuridica: esecuzione del contratto e obbligo di legge (art. 6, par. 1, lett. b e c).
Garantire la sicurezza della piattaforma: autenticazione a due fattori, limiti di frequenza, prevenzione di frodi e abusi, monitoraggio degli errori, copie di sicurezza. Base giuridica: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f) e obbligo di adottare misure di sicurezza adeguate (art. 32).
Moderare i contenuti e gestire le segnalazioni, sospendere o chiudere account che violano i Termini, comunicando sempre la motivazione. Base giuridica: esecuzione del contratto, legittimo interesse e obblighi previsti dal Digital Services Act.
Inviarti novità e aggiornamenti da Wello o la newsletter del sito. Base giuridica: il tuo consenso (art. 6, par. 1, lett. a), facoltativo e revocabile in ogni momento dalle preferenze di notifica, dal link presente in ogni email o scrivendoci.
Misurare l'uso del sito e della webapp con strumenti statistici e di marketing, solo se accetti i relativi cookie. Base giuridica: consenso (art. 122 del Codice privacy e art. 6, par. 1, lett. a GDPR).
Adempiere a obblighi di legge e rispondere a richieste legittime delle autorità; far valere o difendere i nostri diritti in caso di controversie. Base giuridica: obbligo di legge (art. 6, par. 1, lett. c) e legittimo interesse (lett. f).

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nei moduli è necessario per usare il servizio: senza, non possiamo creare l'account o completare la prenotazione. Gli altri dati sono facoltativi.

5. Chi vede i tuoi dati all'interno di Wello

Il medico che prenoti vede il tuo nome e cognome, la tua foto, la tua email e il tuo numero di telefono, la data di nascita, il genere e la città indicati nel profilo, le note della richiesta, lo storico delle visite fatte con lui e, naturalmente, i messaggi che gli invii.
I pazienti vedono del medico tutto ciò che compone il profilo pubblico (par. 3.3), le medie delle valutazioni e le recensioni, che compaiono solo dopo un numero minimo di valutazioni ricevute (attualmente cinque).
Il profilo pubblico del medico e le recensioni sono visibili a chiunque visiti il sito o l'app, anche senza account.
Il nostro staff accede ai dati solo per gestire il servizio, verificare i medici, gestire le segnalazioni e prestare assistenza, secondo permessi per ruolo. Lo staff non può leggere i messaggi della chat.

Se in una prenotazione, in un messaggio o in una recensione inserisci dati di altre persone, sei tu a doverle informare e a garantire di poterlo fare.

6. Destinatari esterni e trasferimenti fuori dall'Unione europea

Per erogare il servizio ci avvaliamo di fornitori che trattano i dati per nostro conto, in qualità di responsabili del trattamento vincolati da contratto (art. 28 GDPR), oppure come titolari autonomi quando offrono un servizio che tu scegli di usare (per esempio l'accesso con un account social).

Hosting, database e copie di sicurezza: i fornitori che ospitano l'infrastruttura applicativa di Wello.
Sviluppo e gestione tecnica: Oxequa, che sviluppa e gestisce la piattaforma per conto di Wello.
Archiviazione dei file (foto, certificati, documenti d'identità, foto degli studi, allegati cifrati): Amazon Web Services. I file privati sono accessibili solo tramite collegamenti firmati e temporanei.
Pagamenti dei medici: Stripe Payments Europe Ltd. (Irlanda).
Invio delle email di servizio (codici di accesso, notifiche, comunicazioni dello staff): Mailchimp Transactional (The Rocket Science Group LLC, gruppo Intuit, Stati Uniti).
Newsletter e comunicazioni di marketing: Brevo (Sendinblue SAS, Francia).
Notifiche push, mappe e completamento degli indirizzi, protezione anti-abuso dei moduli, statistiche, caratteri tipografici: Google (Google Ireland Ltd. e Google LLC) con Firebase Cloud Messaging, Maps e Places, reCAPTCHA Enterprise, Tag Manager e Analytics, Fonts. Statistiche, mappe e strumenti di marketing si attivano solo dopo il tuo consenso ai cookie della relativa categoria.
Accesso con account social: Google, Meta Platforms Ireland Ltd. (Facebook) e Apple, titolari autonomi per il trattamento che effettuano sui loro servizi.
Monitoraggio degli errori: Sentry (Functional Software Inc.), configurato per non ricevere dati identificativi degli utenti.
Videochiamate: server Jitsi gestiti direttamente da Wello, senza fornitori terzi.
Consulenti, autorità e soggetti legittimati: professionisti che ci assistono (legali, fiscali, contabili) e, quando la legge lo richiede, autorità pubbliche.

Alcuni fornitori hanno sede o server negli Stati Uniti. In questi casi il trasferimento avviene nel rispetto del capo V del GDPR: verso organizzazioni certificate nell'ambito dell'EU-U.S. Data Privacy Framework (decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023) oppure sulla base delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione, con le garanzie supplementari necessarie. Puoi chiederci copia delle garanzie applicate scrivendo ai recapiti indicati al paragrafo 1.

7. Per quanto tempo conserviamo i dati

Conserviamo i dati per il tempo necessario alle finalità per cui li trattiamo, secondo questi criteri.

Account e profili: per tutta la durata dell'account. Quando lo elimini (dall'app o scrivendoci), l'account viene disattivato subito e i tuoi identificativi diretti vengono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile: nome e cognome, email, telefono, foto, account social collegati, dispositivi, metodi di accesso, profilo paziente; per i medici anche documento d'identità e certificato dell'Albo. Cosa succede nel dettaglio è descritto nella pagina Eliminazione dell'account e dei dati.
Prenotazioni, note e recensioni: restano nello storico del medico e nella piattaforma anche dopo l'eliminazione dell'account, ma senza più riferimenti alla tua identità ("Utente eliminato", autore anonimo). Le note di visita e le altre informazioni che il medico tratta come titolare seguono i termini di conservazione della documentazione sanitaria a cui è tenuto il medico.
Messaggi cifrati: restano conservati in forma cifrata finché esiste la conversazione; dopo l'eliminazione dell'account dei partecipanti sono illeggibili per chiunque. I dispositivi chat non usati da 30 giorni non ricevono più nuovi messaggi.
Dati di fatturazione dei medici (movimenti del wallet, abbonamenti, registro degli eventi di pagamento): per il periodo richiesto dalla normativa fiscale e contabile, di regola dieci anni.
Documenti di verifica dei medici (documento d'identità, certificato dell'Albo): finché esiste l'account; vengono rimossi con la sua eliminazione, conservando solo Ordine e numero di iscrizione come traccia della verifica effettuata.
Dati tecnici: codici OTP 15 minuti; sessioni di accesso 15 minuti, rinnovabili per 7 giorni; collegamenti firmati ai file 1 ora; contatori anti-abuso per la sola finestra di controllo; segnalazioni di errore fino alla loro scadenza nel servizio di monitoraggio; copie di sicurezza per un periodo limitato, dopo il quale vengono sovrascritte.
Consensi (documenti accettati e scelte sui cookie): per tutta la durata del rapporto e, successivamente, per il tempo necessario a dimostrare l'avvenuto consenso.
Newsletter: fino alla disiscrizione.

Trascorsi questi termini i dati vengono cancellati o resi anonimi, salvo che la loro conservazione sia richiesta dalla legge o necessaria per la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

8. Processi automatizzati e ordinamento dei risultati

Wello non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo significativo su di te (art. 22 GDPR). L'approvazione dei medici è svolta manualmente dal nostro staff. L'ordine in cui i medici compaiono nei risultati di ricerca è determinato da criteri pubblicati nella pagina Come ordiniamo i risultati: pertinenza rispetto alla ricerca, vicinanza degli studi alla città indicata nel profilo, valutazione media e anzianità di iscrizione. Nessun medico può pagare per comparire più in alto.

9. Minori

Wello è riservata a chi ha compiuto 18 anni: la data di nascita è obbligatoria e il sistema non accetta la registrazione di minori. Un genitore o chi esercita la responsabilità genitoriale può prenotare una visita per un minore con il proprio account: in questo caso i dati del minore comunicati al medico sono trattati dal medico come titolare nell'ambito della prestazione sanitaria e da Wello solo nei limiti tecnici descritti in questa informativa. Se veniamo a conoscenza di un account aperto da un minore, lo chiudiamo e cancelliamo i dati.

10. Se non sei un utente di Wello

Un medico registrato può inserire l'email di un collega per invitarlo su Wello. Se hai ricevuto un invito, usiamo il tuo indirizzo solo per inviarti quell'email, che indica chi ti ha invitato, e non lo utilizziamo per altre comunicazioni. Base giuridica: legittimo interesse del medico e di Wello a far conoscere il servizio a professionisti (art. 6, par. 1, lett. f GDPR). Puoi chiederne la cancellazione in qualsiasi momento scrivendo ai recapiti del paragrafo 1.

11. I tuoi diritti

Nei limiti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR hai il diritto di:

accedere ai tuoi dati e ottenerne copia;
rettificare dati inesatti o incompleti (dall'app, nel profilo);
cancellare i dati (dall'app, con "Elimina account", oppure scrivendoci), nei limiti indicati al paragrafo 7;
limitare il trattamento e opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse;
ricevere i dati che ci hai fornito in un formato strutturato e di uso comune (portabilità): la richiesta si presenta scrivendo ai recapiti del paragrafo 1;
revocare in qualsiasi momento i consensi prestati (comunicazioni di marketing dalle preferenze di notifica o dal link nelle email; cookie dal pannello "Preferenze cookie"; dati sanitari e televisita scrivendoci), senza pregiudizio per i trattamenti già avvenuti. Revocare il consenso ai dati sanitari comporta la chiusura dell'account paziente, perché senza di esso il servizio non può funzionare;
proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma, www.garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo del paese in cui risiedi, oppure ricorrere all'autorità giudiziaria.

Per esercitare i diritti scrivi a info@welloworld.eu dall'indirizzo email associato al tuo account, oppure a wellosrl@pec.it. Rispondiamo entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi complessi; potremmo chiederti di confermare la tua identità. Per i dati trattati dal medico come titolare (note cliniche, referti) puoi rivolgerti direttamente al medico; se ci scrivi, ti indirizzeremo a lui.

12. Come proteggiamo i tuoi dati

Connessioni cifrate (TLS) su sito, webapp, app e API.
Password conservate con algoritmi di hashing; accesso con password sempre confermato da un codice OTP inviato via email; sessioni di breve durata.
Chat cifrata end-to-end con chiavi generate e conservate sui dispositivi; il server rifiuta messaggi non cifrati.
File privati accessibili solo con collegamenti firmati e temporanei; permessi per ruolo; limiti di frequenza sulle richieste.
Nessun dato di carta di pagamento su Wello; notifiche di pagamento verificate tramite firma.
Registro dei consensi con la versione del documento accettato.

Anche tu contribuisci alla sicurezza: custodisci le credenziali, attiva il blocco del dispositivo e conserva la chiave di recupero della chat in un luogo sicuro. Se sospetti un accesso non autorizzato, cambia subito la password e scrivici.

13. Cookie

Il sito e la webapp usano cookie e memorizzazione locale tecnici, necessari al funzionamento, e, solo con il tuo consenso, strumenti funzionali, statistici e di marketing. Le informazioni complete, l'elenco dei tracker e il modo per modificare le tue scelte sono nella Cookie policy.

14. Modifiche a questa informativa

Possiamo aggiornare questa informativa per adeguarla a modifiche del servizio o della normativa. Ogni versione riporta un numero e la data di efficacia in testa alla pagina. In caso di modifiche sostanziali te lo comunichiamo in app al primo accesso successivo alla pubblicazione, chiedendoti di prendere visione della nuova versione, e conserviamo lo storico delle versioni che hai accettato.

Documenti collegati: Trattamento dei dati sanitari · Cookie policy · Termini di servizio · Termini di servizio per i medici · Informativa sulla televisita · Eliminazione dell'account · Note legali.